Organisation d’un évènement

Vous préparez une manifestation associative, culturelle ou sportive ? Avant toute organisation, certaines démarches administratives et règles de sécurité sont indispensables afin d’assurer le bon déroulement de l’évènement. La commune du Mené, en lien avec les services de l’État et les acteurs locaux, accompagne les organisateurs dans ces procédures. Vous trouverez ci-dessous les informations essentielles et les contacts utiles pour vous guider pas à pas.

Démarches à effectuer pour déclarer un évènement

La sécurité d’un évènement relève de la responsabilité conjointe de l’organisateur et des autorités locales, notamment les maires, en partenariat avec les acteurs locaux :

  • les forces de l’ordre (gendarmerie, police nationale, police municipale),
  • le service départemental d’incendie et de secours(SDIS)
  • la direction départementale des territoires et de la mer (DDTM),
  • l’agence régionale de la santé (ARS),
  • le conseil départemental…

Une fiche de recommandation du SDIS est consultable sur le site organisation et sécurisation d’un évènement de la Préfecture des Côtes d’Armor.

IMPORTANT : Vous devez souscrire toutes les garanties d’assurance utiles pour couvrir les éventuels dommages et accidents qui pourraient se produire au cours de l’événement. Les manifestations font, le plus souvent, l’objet d’un contrat spécifique. Elles ne sont pas couvertes par le contrat d’assurance habituel de l’association.

 

Vous souhaitez organiser un évènement associatif et souhaitez connaître les démarches à effectuer

Manifestation sportive sur la voie publique 

Pour des raisons de sécurité, les compétitions ou manifestations sportives organisées sur la voie publique sont soumises à déclaration, et pour beaucoup d’entre elles à autorisation délivrée par les services préfectoraux. De plus, le code du sport soumet les organisateurs de manifestations à des obligations générales et/ou particulières en fonction du lieu d’organisation et de la discipline concerné.

Les obligations liées à l’organisation d’une manifestation sportive sont  consultables ici. La grille ci-dessous synthétise ces obligations

Le ministère chargé des sports a développé une application visant à dématérialiser et simplifier les démarches administratives en matière de déclaration et autorisation de manifestations sportives prévues par le code du sport se déroulant sur la voie publique et/ou comportant la participation de véhicules terrestre à moteurs. Les démarches sont ainsi à effectuer depuis la plateforme :  https://declaration-manifestations.gouv.fr. Pour tout complément d’informations : fiches techniques par disciplines, règles de sécurité par discipline, vous pouvez consulter : https://www.sports.gouv.fr/organiser-une-manifestation-sportive-1243

Pour les déclarations à effectuer en Mairie, un dossier de sécurité  à l’usage des organisateurs est à compléter et à remettre obligatoirement à la Mairie Le Mené. Vous pouvez retrouver ce document à télécharge. Des demandes d’arrêtés de circulation, le cerfa 14024*01, et/ ou d’occupation du domaine public, le cerfa 14023*01, pourront être sollicités auprès du service technique communal.

Tenir une buvette

Toute demande de buvette devra être sollicitée en Mairie délégué : le formulaire (lien hypertexte vers formulaire) devra être complété, signé et envoyé au minimum 3 semaines avant l’évènement. Les demandes de buvettes seront transmises pour avis à la gendarmerie par la Mairie.

5 dérogations tardives jusqu’à 2 heures du matin par an et par association peuvent être sollicitées.

Pour toute information https://www.cotes-darmor.gouv.fr/Demarches/Association-Toutes-les-demarches2#!/associations/page/F24345

Formulaires de débit de boissons en ligne

Autres démarches ?

Vous trouverez des informations sur le site de la Préfecture
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Dossier

Congés dans le secteur privé

Vérifié le 19/09/2021 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Congés liés à l'arrivée d'un enfant

Exercice d'une autre activité

Questions ? Réponses !

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Embauchez un salarié via le chèque emploi-associatif (CEA)
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Congés dans le secteur privé

Vérifié le 19/09/2021 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

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Loto, tombola ou loterie, Braderie....
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Diffuser de la musique
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Demande de salles, de véhicules, de matériel, d'intervention technique

Pour permettre l’organisation de manifestations, La Mairie peut mettre gracieusement des salles à disposition des associations communales ainsi que du matériel (tables, chaises, barrières…), des minibus. Du fait des contraintes d’organisation, il est demandé d’anticiper toute réservation.

  • A qui s’adresser et quel formulaire compléter ? Un contrat de location de salle  sera à compléter en mairie déléguée (lien hypertexte vers site internet avec contact Mairies) une attestation d’assurance sera à joindre
  • Quand effectuer la demande ? Au minimum 2 semaines avant l’évènement
  • A savoir Les services municipaux oeuvrent pour le bon fonctionnement des manifestations. En contrepartie, la commune demande de respecter le matériel et espaces mis à votre disposition (lumières- chauffage), tri des déchets…
  • A qui s’adresser et quel formulaire compléter ? Demande en précisant salle demandée, date, horaire par mail à sportsvieassociative@mene.fr
  • Quand effectuer la demande ? Au minimum 2 semaines avant l’évènement
  • A savoir : les services municipaux œuvrent pour le bon fonctionnement des manifestations. En contrepartie, la commune demande de respecter le matériel et espaces mis à votre disposition (lumières- chauffage), tri des déchets…
  • A qui s’adresser et quel formulaire compléter ? La charte minibus (lien hypertexte avec charte vers sportsvieassociative@mene.fr) complétée, datée, signée +assurance et permis à envoyer à sportsvieassociative@mene.fr
  • Quand effectuer la demande ? Au minimum 2 semaines avant l’évènement
  • A savoir : Il est demandé de rapporter le minibus avec le même niveau de carburant et signaler tout problème du véhicule
  • A qui s’adresser et quel formulaire compléter ? formulaire demande de barrières (lien hypertexte avec formulaire vers sportsvieassociative@mene.fr) complété, daté, signé + assurance et permis à envoyer à  sportsvieassociative@mene.fr
  • Quand effectuer la demande ? Au minimum 2 semaines avant l’évènement
  • A savoir : Du fait de contraintes d’organisation, les barrières devront être récupérées par les associations le vendredi et rapportées le lundi (un attelage pour tracter la remorque est ainsi nécessaire
  • A qui s’adresser et quel formulaire compléter ? Les demandes doivent préciser la date, le lieu, toute précision utile (lien hypertexte vers sportsvieassociative@mene.fr) par mail à sportsvieassociative@mene.fr
  • Quand effectuer la demande ? Au minimum 2 semaines avant l’évènement

Déclarations à la Préfecture 

Au cours de l’existence d’une association, de nombreux mouvements doivent être déclarés à la Préfecture : création, modification des dirigeants, du siège social, des statuts, du titre ou de l’objet. Le greffe des associations de la préfecture des Côtes d’Armor enregistre toutes les déclarations transmises par les dirigeants des associations.

les déclarations peuvent être faites  :

par internet : https://www.service-public.fr/associations ou par courrier

PRÉFECTURE DES CÔTES-D’ARMOR -GREFFE DES ASSOCIATIONS

1, place du Général de Gaulle CS 32370 – 22023 SAINT-BRIEUC CEDEX 1

Greffe des associations :

Mail : greffe-associations@cotes-darmor.gouv.fr

Site internet : https://www.associations.gouv.fr/

Téléphone : 02 21 27 31 35

Pour en savoir plus 

Pour obtenir un numéro SIREN ou SIRET : il faut prendre contact avec l’INSEE

Téléphone : 09 72 72 40 00

Mail : sirene-asso@insee-contact

 

 

Informer la Mairie

de nouveaux ou changement de statuts, envoyer le récépissé de déclaration à la Préfecture à sportsvieassociative@mene.fr

de nouvelle coordonnés (mail- téléphone), envoyer un mail à sportsvieassociative@mene.fr

Pour être aidé et/ou formé 

Centre d’information des bénévoles : 02 96 94 69 21

Mail : crib@ligue-enseignement22.org

L'Office de Développement Culturel du Mené

L’ODCM peut mettre à disposition des associations  adhérentes (25 € par an) des grilles, chapiteaux, sono... Il suffit de contacter Neven le plus tôt possible.

  • pour un chapiteau 8x12m la location est de 150€
  • pour un chapiteau 12x12m la location est de 200€
  • pour les grilles : 0.5€/grille
  • sono  75€ par week-end

Loudéac Communauté Bretagne Centre (LCBC) peut mettre des conteneurs ordures ménagères à disposition des associations :

– Formulaire de demande à envoyer au minimum 2 mois avant l’évènement servicedechets@loudeac-communaute.bzh

Les conteurs ordures ménagères sont apportées et repris par LCBC.

Aide à la communication

Le service communication de la mairie diffuse les informations relatives aux  manifestations sur les supports de communication communaux :

  • Mené hebdo (parution hebdomadaire),
  • Mené Mag (parution trimestrielle),
  • site internet,
  • Facebook,
  • Illiwapp,
  • panneaux lumineux (un panneau à St-Jacut du Mené et à Plessala

Pour informer la mairie des évènements que vous organisez et pour solliciter une diffusion sur les supports de communication, vous devez compléter deux semaines avant l’évènement le planning des festivités en mairie déléguée et préciser le/les supports de communication souhaités.

Tous les contacts MAIRIES

Mairie Le Mené – France services, services communaux

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